Scansnap IX 500 für Anwälte

IX 500 wartet auf Arbeit

Das papierlose Büro wird es in meiner Lebensarbeitszeit wohl nicht mehr geben. Ein papierarmes aber schon. Erster Schritt: Die elektronische Aktenführung. Diese sieht natürlich vor, dass die ganze Briefpost
irgendwie elektronifiziert werden muss. Der moderne Anwalt benötigt also einen Scanner – und zwar einen guten. Zuletzt scannten wir jahrelang mit einem Flachbettscanner der unteren Profiklasse von Ricoh. Das ließ jedenfalls der Preis vermuten, den der örtliche Bürohandel seinerzeit, ich glaube es war in 2003, aufrief: Deutlich über 1000 EUR. Da stand nun ein Trümmer von Gerät auf dem Bürotisch. Netzwerkfähig und auch sonst mit allem Pipapo, das man nie benötigt.

Irgendwann wurde der Ricoh abberufen. Nun war (Achtung: Anwaltskalauer) guter Rat teuer. Ich weigere mich ja, den Empfehlungen von Softwarehäusern zu folgen. Im Zweifel haben die das selbe geringe Eigeninteresse wie Versicherungen, die ohne anwaltliche Überwachung Schäden regulieren.

Bei der Recherche im Netz stieß ich auf den Testbericht des Bloggers rosenblut.org über den Scansnap IX 500. Das las sich gut, zumal ebay die Möglichkeit gab, das Teil ohne die für mich überflüssige .PDF Software zu einem Spottpreis von 330 € zu erwerben (neu).

Die mangelnde Twain-Fähigkeit stellte bei der Einbindung in die Anwaltssoftware Ra-Micro nur kurz ein Problemchen dar. Dann ging es los und ich muss sagen: Alles ist genau so wie im Testbericht beschrieben. In Anwalts Alltag freut insbesondere die Möglichkeit des zweiseitigen Scans (Duplex) ohne Geschwindigkeitsverlust. Normale “Lesepost” scannen wir in s/w mit automatischer Auflösung. Eine A 4 Seite hat dann ca. 40 kB. Das finde ich ordentlich klein.

Besonderes Plus: Hat der Anwender mal vergessen eine Heftklammer zu entfernen, führt dies natürlich zu einem Papierstau. Der Scanner gibt dann die Möglichkeit, genau an dieser Stelle weiter zu machen. Die bisher gescannten Dokumente gehen nicht verloren. Ebenso verfährt er, sollten zwei Dokumente auf einmal eingezogen werden. Das kommt zwar fast nie vor, da die Einzugsrollen fehlerfrei funktionieren. Sollte aber mal ein Post-it auf dem erfassten Blatt kleben, stoppt der IX, fragt, ob das so OK sei und er weiter machen könne. Sehr zuvorkommend.

Die fehlende Netzwerkfähigkeit fällt nicht auf. Der IX ist an einen Arbeitsplatz angeschlossen, der sowieso läuft. Von dort werden die Dokumente in einen Ordner mit Netzwerkzugriff gescannt, auf den RA-Micro zugreift. Falls gewünscht, können die Dokumente dann von jedem beliebigen RA-Micro Arbeitsplatz verarbeitet werden.

Einziges Manko: Er ist kein Flachbettscanner. Gebundene Objekte kann er folglich nicht verarbeiten. Ganz selten meinen nämlich von Gerichten beauftragte Gutachter, ihren Ausführungen durch eine Bindung des Gutachtens mehr Gewicht zu verleihen. Ich habe hier drei Lösungsmöglichkeiten: Scannen über das Fax – geht leider nur in s/w, Zerfleddern des Gutachtens oder ein kurzer Anruf im Büro des Sachverständigengotts mit der Bitte um Zusendung per Mail. Bislang hat immer Letzteres hervorragend funktioniert.

Fazit: Top Leistung für kleines Geld – gibt es sonst nur beim Anwalt (Bazinga). Also kaufen.

p.s.: Sollte Fujiutsu das hier lesen – den Laptop als Belohnung senden Sie bitte an meine Kanzleiadresse. Danke.