
IX 500 wartet auf Arbeit
Das papierlose Büro wird es in meiner Lebensarbeitszeit wohl nicht mehr geben. Ein papierarmes aber schon. Erster Schritt: Die elektronische Aktenführung. Diese sieht natürlich vor, dass die ganze Briefpost
irgendwie elektronifiziert werden muss. Der moderne Anwalt benötigt also einen Scanner – und zwar einen guten. Zuletzt scannten wir jahrelang mit einem Flachbettscanner der unteren Profiklasse von Ricoh. Das ließ jedenfalls der Preis vermuten, den der örtliche Bürohandel seinerzeit, ich glaube es war in 2003, aufrief: Deutlich über 1000 EUR. Da stand nun ein Trümmer von Gerät auf dem Bürotisch. Netzwerkfähig und auch sonst mit allem Pipapo, das man nie benötigt.
Irgendwann wurde der Ricoh abberufen. Nun war (Achtung: Anwaltskalauer) guter Rat teuer. Ich weigere mich ja, den Empfehlungen von Softwarehäusern zu folgen. Im Zweifel haben die das selbe geringe Eigeninteresse wie Versicherungen, die ohne anwaltliche Überwachung Schäden regulieren.
Bei der Recherche im Netz stieß ich auf den Testbericht des Bloggers rosenblut.org über den Scansnap IX 500. Das las sich gut, zumal ebay die Möglichkeit gab, das Teil ohne die für mich überflüssige .PDF Software zu einem Spottpreis von 330 € zu erwerben (neu).
Die mangelnde Twain-Fähigkeit stellte bei der Einbindung in die Anwaltssoftware Ra-Micro nur kurz ein Problemchen dar. Dann ging es los und ich muss sagen: Alles ist genau so wie im Testbericht beschrieben. In Anwalts Alltag freut insbesondere die Möglichkeit des zweiseitigen Scans (Duplex) ohne Geschwindigkeitsverlust. Normale “Lesepost” scannen wir in s/w mit automatischer Auflösung. Eine A 4 Seite hat dann ca. 40 kB. Das finde ich ordentlich klein.
Besonderes Plus: Hat der Anwender mal vergessen eine Heftklammer zu entfernen, führt dies natürlich zu einem Papierstau. Der Scanner gibt dann die Möglichkeit, genau an dieser Stelle weiter zu machen. Die bisher gescannten Dokumente gehen nicht verloren. Ebenso verfährt er, sollten zwei Dokumente auf einmal eingezogen werden. Das kommt zwar fast nie vor, da die Einzugsrollen fehlerfrei funktionieren. Sollte aber mal ein Post-it auf dem erfassten Blatt kleben, stoppt der IX, fragt, ob das so OK sei und er weiter machen könne. Sehr zuvorkommend.
Die fehlende Netzwerkfähigkeit fällt nicht auf. Der IX ist an einen Arbeitsplatz angeschlossen, der sowieso läuft. Von dort werden die Dokumente in einen Ordner mit Netzwerkzugriff gescannt, auf den RA-Micro zugreift. Falls gewünscht, können die Dokumente dann von jedem beliebigen RA-Micro Arbeitsplatz verarbeitet werden.
Einziges Manko: Er ist kein Flachbettscanner. Gebundene Objekte kann er folglich nicht verarbeiten. Ganz selten meinen nämlich von Gerichten beauftragte Gutachter, ihren Ausführungen durch eine Bindung des Gutachtens mehr Gewicht zu verleihen. Ich habe hier drei Lösungsmöglichkeiten: Scannen über das Fax – geht leider nur in s/w, Zerfleddern des Gutachtens oder ein kurzer Anruf im Büro des Sachverständigengotts mit der Bitte um Zusendung per Mail. Bislang hat immer Letzteres hervorragend funktioniert.
Fazit: Top Leistung für kleines Geld – gibt es sonst nur beim Anwalt (Bazinga). Also kaufen.
p.s.: Sollte Fujiutsu das hier lesen – den Laptop als Belohnung senden Sie bitte an meine Kanzleiadresse. Danke.
13 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort
Das kann ich nur bestätigen. Ich bin seit einem Jahr hochzufrieden mit dem Gerät, das auch schon unzählige umfangreiche Strafakten anstandslos und schnell gescannt hat.
Anstandslos? Schlecht erzogen, Ihr IX 500? 😉
Auch bei uns im Büro arbeitet ein IX 500 nun schon seit einer Weile ohne Probleme und sehr zuverlässig vor sich hin.
Gerade der Duplexscan ist sehr praktisch und wie Sie sagen, die Dateien sehr klein und handlich. Und in Verbindung mit RA-Micro haben wir hier, zumindest im Bereich Inkasso, schon fast ein vollständig papierloses Büro. Wenn jetzt noch die Titel als Scan genügen würden, könnten wir hier das Papier komplett verbannen.
Für den Preis wirklich ein tolles Gerät das Spaß macht.
Ein wirklich traumhaftes Gerät; eine unvorstellbare Arbeitserleichterung im Alltag.
Warum keine PDF-Software dazu? – Es gibt doch nichts schöneres als in der Verhandlung die Ermittlungsakte nach bestimmten Aussagen oder Stichworten zu durchsuchen… – und vollkommen ausreichende Software (also reine Texterkennung), die den Text schon während des Scannens einliest, kostet nur wenige EURO – kann ich nur empfehlen 😉
OCR war dabei – auch wenn ich das persönlich nicht benötige. Ich meinte die Software von Adobe zur Veränderung von PDF Dateien. Macht den Scanner mind. 80 EUR teurer und ist für mich unnötig.
Ja, ok, das stimmt natürlich – eine weitergehende Software brauche ich hier auch, aber Texterkennung ist schon was Feines – Besonders dann, wenn das Gericht noch verzweifelt in den Akten nach der passenden Fundstelle sucht 😉
“… brauche ich hier auch nicht …” sollte es natürlich heißen
Interessanter Artikel.
Wie erfolgt denn der Import in RA-Micro. Als searchable PDF Datei? Können Sie beschreiben, wie Sie die einzelnen Dokumente voneinander trennen?
MfG
Der Import funktioniert so: Der Scanner wird angewiesen die Datei(en) in einem beliebigen Zielordner zu speichern. Dieser sollte im Netzwerk freigegeben sein. Dann kann in der Folge jeder Arbeitsplatz darauf zugreifen. Der Import in RA Micro folgt dann über das E-Postfach. Von dort aus wird der Zielordner abgefragt. Durchsuchbare PDFs sind möglich. Da ich das nicht brauche, habe ich es nicht ausprobiert. Die Trennung erfolgt durch das Einschieben von schwarzen Blättern (am besten im Schreibwarenladen oder beim Bastelbedarf kaufen. Schwarzscans haben sich bei mir nicht bewährt). RA Micro erkennt das beim Import und trennt die Datei dort. Im E-Postfach erfolgt dann die Zuordnung zu den Akten, Verschlagwortung, Sortierung in Postkörbe der Sachbearbeiter, etc.
Für RA-Micro gibt es eine Schnittstelle zur automatischen Verschlagwortung von Scans. Das spart massiv Zeit und reduziert Fehler. Über ein kleines Zusatzprogramm werden auch automatisch volltextdurchsuchbare PDF Dateien erzeugt (alle Scanner werden unterstützt, also auch der IX) und direkt UND AUTOMATISCH VERSCHLAGWORTET an das RA-Micro e-Postfach übergeben. Die Trennung von Dokumenten und die Zuordnung zu Aktenzeichen kann ganz einfach per Deckblatt erfolgen. Funktionen wie die Leerseitenlöschung, die automatische Stempelung (z.B. Eingangsstempel)sind super. Zudem können wir ein Foto vom Handy direkt an das e-Postfach übergeben, somit waren auch gebunden Unterlagen oder die schnelle Notiz kein Problem mehr. Das Foto wird auch in eine durchsuchbare PDF umgewandelt. Die Zusatzsoftware wird auf einem PC oder so mit installiert. Kostet ca. 600€ alles inklusive.
Schauen Sie mal auf http://www.convert2pdf.de nach weiteren Informationen.
Ich bin auf der Suche nach einem guten Scanner auf diesen Beitrag gestoßen. Eine sehr gute Darstellung, die die technischen Möglichkeiten und auch die Grenzen aufzeigt. Hat mir bei meiner Entscheidung sehr weitergeholfen!
Schnell und zieht unterschiedliche Formate hintereinander problemlos ein. TOP-Gerät.